In jedem Unternehmen fallen regelmäßig Ausgaben an für die unterschiedlichsten Dinge an. Egal ob es sich dabei um die monatliche Miete, die Ausgaben für Büromaterial, oder Reisekosten handelt, jede dieser Ausgaben muss sowohl in der Buchhaltung erfasst als auch tatsächlich bezahlt werden. Abhängig von der Anzahl der anfallenden Ausgaben kann dies einen hohen organisatorischen und zeitlichen Aufwand bedeuten. Für viele Unternehmer bedeutet dies entweder ein hohes Maß an erforderlicher Eigenarbeit, oder zusätzliche Kosten für Personal oder Dienstleister um diese Tätigkeiten zu erledigen. Eine oftmals außer Acht gelassene Alternative stellen Systeme dar, welche diese Prozesse automatisieren. Als Beispiel wäre hier Expensya.com zu nennen.
So funktioniert die Automatisierung
Hinter dem genannten System steckt eine intelligente KI. Rechnungen können per Mail in dem System eingereicht werden. Daraufhin werden die eingereichten Rechnungen vom System selbständig analysiert und in der Folge entsprechend der Voreinstellungen verbucht. Die Rechnung an sich wird digitalisiert abgespeichert. Anschließend ist das System selbständig in der Lage, die Zahlung der Rechnungen fristgerecht auszuführen. Grundsätzlich können sowohl für die Verbuchung der Ausgaben als auch für die Zahlungen an die Rechnungssteller Rahmenbedingungen bestimmt werden. Diese können Beispielsweise die Art der Rechnung, die Höhe des Rechnungsbetrages oder den Rechnungssteller betreffen. Auch für die interne Genehmigung einzelner Rechnungen können Rahmenbedingungen festgelegt werden.
Vor- und Nachteile der Automatisierung
Jeder Unternehmer wird sich nun die Frage nach den Vor- und Nachteilen eines solchen Systems stellen. Zu den größten Vorteilen gehört mit Sicherheit die Zeit- und damit Kostenersparnis. Besonders für Unternehmen mit vielen Rechnungen über kleine Beträge ergibt sich ein hohes Einsparpotenzial. In der Regel hängt der Zeitaufwand für die Verbuchung nämlich nicht vom Rechnungsbetrag, sondern vor allem von der reinen Anzahl an Rechnungen ab. Ein weiterer wichtiger Aspekt der Automatisierung ist die automatische Zahlung der Rechnungen. Diese bietet sowohl einen Vor- als auch einen Nachteil. Der Vorteil besteht in der fristgerechten Zahlung der Rechnungen. Sofern dies automatisiert erfolgt, ist das Vergessen einer Zahlung ausgeschlossen. So werden potenzielle zusätzliche Verzugskosten gespart.
Gleichzeitig besteht in der Automatisierten Zahlung allerdings auch die Gefahr des Missbrauchs. Sobald keine Freigabe der Geschäftsführung notwendig ist, besteht eine solche Gefahr immer. Da auch die Rechnungen in der Regel nicht mehr eingesehen werden, fallen diese Fälle selten auf. Ein weiterer Nachteil besteht in den Grenzen jeder Software. Die Definition und Programmierung der Rahmenbedingungen erfordern technische Kenntnisse und einen hohen, einmaligen Zeitaufwand. Doch auch nach der Etablierung eines solchen Systems fallen zusätzliche Arbeiten an. Ergeben sich neue Geschäftsvorfälle, müssen diese für das System ebenfalls definiert werden.
Für wen lohnt sich eine Automatisierungssoftware?
Die Automatisierung der Ausgaben bringt viele Vorteile mit sich. Grundsätzlich kann sich eine solche Software für jedes Unternehmen lohnen. Allerdings sollte in jedem Fall der Nutzen eines solchen Systems abgewogen werden. Unter Umständen sollten Unternehmen vor der Etablierung über einzelne Geschäftsbereiche nachdenken, in denen dies sinnvoll ist. Besonders Unternehmen mit vielen kleinen Rechnungen oder zahlreichen Reisekosten können von solchen Systemen stark profitieren. Dringen zu beachten ist allerdings der einmalige, zeitliche Aufwand für die Installation. Darüber hinaus sollten auch die laufenden Kosten für Lizenzgebühren und Wartung nicht vergessen werden. Überwiegen die potenziellen Einsparungen diese Kosten, sollte unbedingt über eine Automatisierungssoftware nachgedacht werden.
